PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF PADA SUBBIDANG DOKUMENTASI BIDANG TATA USAHA KEPEGAWAIAN DI BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH (BKD) DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA
ABSTRAK: Penelitian ini
bertujuan untuk mengetahui pengelolaan arsip inaktif pada Subbidang Dokumentasi
Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa
Yogyakarta yang meliputi prosedur surat masuk dan surat keluar, sistem
penyimpanan, fasilitas penyimpanan, petugas kearsipan, pemeliharaan arsip
inaktif, pelayanan arsip inaktif, dan penyusutan arsip inaktif. Penelitian ini
merupakan penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Informan kunci
pada penelitian adalah Kepala Subbidang Dokumentasi dan informan pendukung
adalah Pegawai yang menangani kearsipan. Teknik pengumpulan data yang digunakan
yaitu observasi, wawancara, dan dokumentasi. Teknik analisis data yang
digunakan adalah teknik interaktif yang terdiri dari: reduksi data, penyajian
data, dan penarikan kesimpulan. Sedangkan teknik keabsahan data yang digunakan
dengan triangulasi data yaitu triangulasi sumber dan metode. Hasil penelitian
menunjukkan bahwa pengelolaan arsip inaktif pada Subbidang Dokumentasi Bidang
Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta
belum sepenuhnya dilaksanakan secara optimal, yaitu (1) Fasilitas kearsipan
seperti ruangan penyimpanan arsip belum selesai dibangun, masih berada di
basemen Kepatihan, tidak tersedia AC, alat pendeteksi api (Fire Alarm System),
serta vacuum cleaner (2) Fasilitas kearsipan dari peralatan dan perlengkapan
masih belum lengkap (3) Petugas kearsipan hanya berasal dari pegawai Subbidang
Dokumentasi, tidak ada arsiparis, (4) Lingkungan kerja masih kurang rapi karena
beberapa dokumen ada yang ditumpuk di meja pegawai, (5) Peminjaman arsip hanya
dicatat di buku manual, belum menggunakan teknologi untuk mendata arsip inaktif
yang disimpan, (6) Pemusnahan arsip belum dilakukan karena proses yang panjang
serta tidak mengetahui tentang jadwal retensi arsip.
Penulis: Tri Munzilawati
Kode Jurnal: jpadministrasinegaradd141517
