PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR BALAI BESAR WILAYAH SUNGAI SERAYU OPAK (BBWS-SO) YOGYAKARTA
ABSTRAK: Penelitian ini
bertujuan untuk mengetahui penyebab pengelolaan arsip dinamis di unit kearsipan
Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta yang masih belum optimal.
Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif.
Informan kunci dalam penelitian ini yaitu kepala unit pengelola arsip sedangkan
Informan pendukung adalah tiga orang pegawai kearsipan pada unit kearsipan Balai
Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta. Pengumpulan data diperoleh dengan
metode observasi, wawancara, dan dokumentasi. Analisis data dilakukan dengan
reduksi data, penyajian data, dan menarik kesimpulan. Pemeriksaan keabsahan
data dilakukan dengan trianggulasi data yaitu trianggulasi sumber dan metode.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan arsip dinamis di Unit Kearsipan
Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta belum dapat dilaksanakan
secara optimal disebabkan oleh: (1) Sebagian besar pegawai kearsipan belum
pernah mendapatkan pendidikan atau pelatihan tentang kearsipan, padahal latar
belakang pendidikan pegawai kearsipan tidak ada yang sesuai dengan bidang kearsipan;
(2) Kurangnya peralatan dan perlengkapan penyimpanan arsip terutama untuk
(peralon) alat untuk menyimpan arsip berupa gambar, lemari gantung gambar, dan
kurang luasnya ruangan penyimpanan arsip serta belum adanya akses menuju ruang
penyimpanan arsip; (3) Belum tersedianya alat pengontrol suhu dan kelembaban
udara yaitu Air Conditioner (AC), hal ini mengakibatkan suhu udara dan
kelembaban udara tidak terkontrol dengan baik; (4) Pemeliharaan arsip hanya
dilakukan dengan membersihkan arsip dari debu menggunakan kemoceng, menyapu
lantai setiap hari, serta belum lengkapnya fasilitas peralatan pemeliharaan
yang canggih seperti alat pengukur temperatur udara dan kelembaban udara (thermohigrometer),
penghilang noda, dan alat pembersih debu (vaccum cleaner); (5) Pelaksanaan penyusutan
arsip dinamis di unit kearsipan Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak
Yogyakarta tidak menggunakan prosedur yang benar, dimana para pegawai hanya
memindahkan arsip-arsip dinamis inaktif ketika volume arsip yang berada di tiap
unit pengelola/ pencipta arsip bertambah banyak dan membuat ruangan semakin
sempit.
Penulis: Ari Nurandhika
Kode Jurnal: jpadministrasinegaradd141555
