PELAKSANAAN KEARSIPAN PADA DINAS KESEHATAN DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

ABSTRAK: Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan kearsipan pada Dinas Kesehatan Daerah Istimewa Yogyakarta yang meliputi prosedur surat masuk dan surat keluar, sistem penyimpanan, azas penyimpanan, fasilitas penyimpanan, petugas kearsipan, pemeliharaan arsip, penyusutan dan pemusnahan arsip, serta faktor-faktor yang mempengaruhi pelaksanaan manajemen kearsipan. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan menggunakan pendekatan kualitatif. Subjek penelitian yakni pegawai sub bagian umum yang bertugas mengelola arsip secara langsung sejumlah enam orang. Teknik pengumpulan data yang digunakan yakni observasi, wawancara, dan dokumentasi. Teknik analisis data yang digunakan adalah teknik interaktif yang terdiri dari : reduksi data, sajian data, dan penarikan kesimpulan. Sedangkan teknik keabsahan data yang digunakan yaitu triangulasi dengan menggunakan triangulasi sumber dan metode. Hasil penelitian yang dilakukan menunjukkan bahwa pelaksanaan kearsipan pada Dinas Kesehatan Daerah Istimewa Yogyakarta belum dilaksanakan secara optimal, ditunjukkan dengan kesimpulan sebagai berikut: (1) fasilitas kearsipan seperti depo arsip/ruangan penyimpanan arsip belum tersedia, arsip masih berada di masing-masing ruangan pada setiap bagian, suhu dan kelembaban udara masih belum sesuai, tidak tersedia alat ukur suhu, tidak tersedia AC, alat pendeteksi api (fire detector), serta vacuum cleaner (2) petugas kearsipan hanya berasal dari pegawai Sub Bagian Umum, belum terdapat fungsional arsiparis, (3) fumigasi belum pernah dilakukan, pemeliharaan dan perawatan sebatas membersihkan debu, diberi kamper dan disemprot. (4) peralatan penyimpanan arsip sudah tersedia namun dari segi kuantitasnya masih kurang. (5) pemusnahan arsip belum dilakukan karena prosedur yang panjang, dan belum dibuat jadwal retensi arsip.
Kata kunci: Arsip, Kearsipan
Penulis: Eni Kuswati
Kode Jurnal: jpadministrasinegaradd141542

Artikel Terkait :